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Ciclo PDCA

Ciclo PDCA em SST: avalie, aja, melhore

24/04/2024

Você já ouviu falar no Ciclo PDCA? 

Imagine um método simples e eficaz para melhorar a segurança no trabalho, cuidar da saúde dos colaboradores e preservar o meio ambiente. É exatamente isso que o PDCA oferece. Na área de SSMA, onde a segurança, saúde e meio ambiente são essenciais, ele é como um amigo confiável, ajudando as empresas a identificar problemas, planejar soluções, colocá-las em prática e, o mais importante, aprender com cada passo. Quer saber mais sobre como o PDCA pode fazer a diferença na gestão de SSMA? Continue lendo e descubra!

Neste artigo, você encontrará:

  1. O que é o Ciclo PDCA?
  2. Aplicações do Ciclo PDCA
  3. Exemplo de aplicação do Ciclo PDCA
  4. Uso de softwares preparados para o Ciclo PDCA (vantagens e características)
  5. Benefícios do Ciclo PDCA
  6. Conclusão

1. O que é o Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de Deming ou ciclo de Melhoria Contínua, é uma metodologia amplamente utilizada em diversos campos, desde a gestão empresarial até a qualidade de processos e produtos. Desenvolvido por Walter A. Shewhart e popularizado por W. Edwards Deming, esse ciclo fornece uma abordagem sistemática para a resolução de problemas, aprimoramento de processos e alcance de metas de forma contínua.

O ciclo PDCA é composto por quatro etapas interligadas: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir). Cada uma dessas etapas desempenha um papel fundamental no processo de melhoria contínua:

Plan (Planejar): nesta fase, define-se o problema a ser abordado, estabelecem-se metas e objetivos claros, identificam-se as causas raiz do problema e elabora-se um plano de ação para resolver a questão.

Do (Executar): após o planejamento, entra-se na fase de execução, onde o plano é implementado conforme o estabelecido. Isso envolve a alocação de recursos necessários, a realização das atividades planejadas e o acompanhamento do processo conforme avança.

Check (Verificar): uma vez concluída a fase de execução, é crucial verificar se os resultados obtidos estão de acordo com as metas estabelecidas. Isso pode envolver a coleta de dados, análise de desempenho e comparação com os padrões esperados.

Act (Agir): com base nos resultados da verificação, toma-se ações corretivas para ajustar o processo, corrigir desvios e implementar melhorias adicionais. Essa etapa fecha o ciclo PDCA e prepara o terreno para iniciar um novo ciclo de melhoria contínua.

Infográfico com o resumo do que é o Ciclo PDCA

2. Aplicações do Ciclo PDCA

O ciclo PDCA pode ser aplicado em uma ampla gama de contextos e setores, incluindo:

Gestão da Qualidade: 
É amplamente utilizado em sistemas de gestão da qualidade, como o ISO 9001, para garantir a conformidade com os padrões de qualidade e promover a melhoria contínua dos processos.

Gestão de Projetos: 
No gerenciamento de projetos, o ciclo PDCA pode ser utilizado para planejar, executar, monitorar e controlar as atividades do projeto, garantindo que ele alcance seus objetivos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.

Melhoria de Processos:
Em organizações de todos os tamanhos, o ciclo PDCA é uma ferramenta valiosa para identificar áreas de ineficiência, reduzir desperdícios e otimizar processos operacionais.

Resolução de Problemas: 
No nível individual, equipes e organizações podem aplicar o ciclo PDCA para resolver problemas complexos de forma sistemática, abordando suas causas raiz e implementando soluções eficazes.

3. Exemplo de aplicação do Ciclo PDCA

Imagine que uma fábrica de plásticos enfrentou um acidente grave envolvendo uma de suas máquinas extrusoras, que resultou em lesões em um operador. Como seria a aplicação do Ciclo PDCA para lidar com esse evento adverso?

Planejar (Plan)

Na fase de planejamento do ciclo PDCA, a equipe de segurança identifica o problema como sendo a falta de procedimentos de segurança adequados para operação da máquina extrusora.

  • Objetivo: desenvolver e implementar procedimentos de segurança eficazes para evitar futuros acidentes.
  • Análise de causa raiz: realizar uma investigação detalhada para identificar as causas subjacentes do acidente, como falta de treinamento adequado, manutenção inadequada da máquina ou falta de barreiras de segurança.

Executar (Do)

Com base no planejamento, a equipe de segurança implementa as medidas necessárias para melhorar a segurança da máquina extrusora.

  • Treinamento de funcionários: todos os operadores passam por treinamento intensivo sobre o uso seguro da máquina, incluindo procedimentos de emergência e práticas de segurança.
  • Manutenção preventiva: um programa de manutenção preventiva é estabelecido para garantir que a máquina extrusora esteja em boas condições de funcionamento e para identificar e corrigir potenciais problemas antes que se tornem críticos.
  • Instalação de dispositivos de segurança: barreiras físicas e dispositivos de segurança são instalados na máquina para proteger os operadores de áreas perigosas.

Verificar (Check)

Após a implementação das medidas de segurança, a equipe realiza verificações para garantir que elas estejam funcionando conforme o planejado.

  • Inspeções regulares: inspeções regulares são realizadas na máquina extrusora para verificar se os dispositivos de segurança estão em boas condições e se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente.
  • Coleta de dados: dados são coletados sobre acidentes ou incidentes relacionados à máquina extrusora para avaliar a eficácia das medidas de segurança implementadas.

Agir (Act)

Com base nos resultados da verificação, a equipe toma medidas corretivas para melhorar ainda mais a segurança da máquina extrusora.

  • Atualização de procedimentos: se forem identificadas lacunas nos procedimentos de segurança ou se ocorrerem incidentes adicionais, os procedimentos são revisados e atualizados conforme necessário.
  • Treinamento adicional: se os operadores demonstrarem falta de compreensão ou conformidade com os procedimentos de segurança, são fornecidos treinamentos adicionais e reforços.
  • Melhoria contínua: a equipe de segurança continua monitorando a segurança da máquina extrusora e busca constantemente maneiras de melhorar os padrões de segurança e prevenir acidentes futuros.

4. Uso de softwares preparados para o Ciclo PDCA

Quais as vantagens de se utilizar um software para gestão de demandas baseado em PDCA?

Softwares são ferramentas poderosas de gestão. Por meio deles é possível ganhar eficiência no cumprimento do que foi planejado, sem que os detalhes fiquem ocultos ou se percam no processo. Organizações geram grande volume de informações e demandas. O exemplo de aplicação citado no texto foi apenas um dentre centenas de demandas parecidas que acontecem, diariamente, dentro das empresas. Qual escolher? Qual priorizar? Como está o andamento de cada uma dessas iniciativas? Quem é o responsável por cada uma delas? O time envolvido em suas resoluções envolve também os responsáveis das áreas ou apenas a Segurança do Trabalho? As ações propostas foram eficazes? Qual o grau de aderência das soluções com relação aos colaboradores? As ações geradas dentro de um plano de ação estão sendo distribuídas uniformemente ou existe alguém sobrecarregado? Se você não consegue responder rapidamente perguntas como essa, é hora de considerar o uso de softwares especialistas. Se quiser aprofundar um pouco mais nesse tema e entender melhor a fonte de perguntas como essa, considere ler esse outro artigo nosso: Mapeamento x Controle: entenda as diferenças.

Sem ferramentas de tecnologia, como softwares especialistas, fica inviável gerir um volume maior de atividades de qualquer natureza, principalmente porque é sabido que a quantidade de profissionais que compõem o time de SST é comumente reduzida, como já falamos nesse estudo de caso aqui: Muito trabalho e pouca gente. Portanto, investir no ferramental correto, aderente aos processos da sua organização, é um passo importante para a evolução de processos internos e ganhos de eficiência operacional.

Que características o software deve ter para conduzir processos eficientes seguindo a metodologia de PDCA?

Tendo em vista as premissas que estudamos sobre o Ciclo PDCA, algumas características são importantes que os softwares tenham, para que o ciclo possa ser utilizado com eficiência, como, por exemplo:

Para o planejamento: o sistema precisa permitir que os usuários definam metas e objetivos operacionais, bem como identifiquem os processos e procedimentos relevantes para alcançá-los. São estabelecidos indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar o progresso em direção aos objetivos definidos. Nessa etapa, os recursos importantes são:

  • Possibilidade de cadastro de um time que participará do plano e não apenas uma só pessoa, pois todos os envolvidos devem ter acesso às informações e andamento do projeto em tempo real. Isso também aumenta o engajamento dos envolvidos na resolução do problema;
  • Gestão de prazos das ações eficiente, de forma que o adiamento de questões relevantes para o resultado precise ser validado pelos responsáveis do plano;
  • Possibilidade de vincular uma matriz de risco, pois, dessa forma, é possível priorizar com mais eficiência a ordem da execução das demandas;
  • Gestão de status e responsáveis de ações, pois é preciso acompanhar de perto o andamento de cada parte do plano a ser executado.

Execução: Nessa etapa, os funcionários realizam as atividades operacionais conforme os processos e procedimentos definidos no planejamento. Durante a execução, o sistema é alimentado com dados e informações sobre as operações em andamento, como tempos de ciclo, uso de recursos e conformidade com os padrões estabelecidos.  Nessa etapa, os recursos importantes são:

  • Disponibilização de ferramentas nativas de análises de causas raiz, como 5 porquês, TASC ou Diagrama de Ishikawa (clique nos links para saber mais sobre cada uma delas). Isso ajuda a identificar os reais problemas com muito mais velocidade e facilidade;
  • Sistema de alertas inteligentes que auxiliem os executores quanto ao andamento dos prazos estabelecidos, pois lembrar de tudo o tempo todo é inviável;
  • Possibilidade de incluir evidências da execução das ações, pois isso agiliza a análise de verificação da próxima etapa, além de resguardar a organização de problemas legais;
  • Um sistema de visualização das demandas amigável, uma vez que iremos trabalhar com dezenas de demandas simultâneas. Organização pessoal nesse momento é ponto chave.

Verificação: Agora é hora de analisar os dados coletados durante a execução para verificar se os resultados estão alinhados com as metas e objetivos estabelecidos. São realizadas avaliações periódicas do desempenho operacional em relação aos KPIs definidos, identificando áreas de sucesso e oportunidades de melhoria, gerando dashboards e relatórios. Nessa etapa, os recursos importantes são:

  • Acesso a um dashboard atualizado em tempo real com todos os planos e ações, uma vez que o mundo real mostra inúmeras demandas simultâneas. Esse dashboard deve possuir um sistema de filtros eficiente; 
  • A ferramenta deve ter, nativamente, um sistema de análise de eficácia das ações geradas. Dessa forma garante-se, por meio de metodologia técnica, que as ações estão realmente produzindo o efeito desejado;
  • Emissão de relatórios personalizados a fim de discutir o andamento por diferentes pontos de vista, importantes para a sua organização. 

Ação: com base na análise dos dados e no feedback obtido, é hora da tomada de decisões para ajustar e aprimorar as operações. Podem ser implementadas ações corretivas e preventivas, conforme necessário, visando melhorar continuamente o desempenho operacional e alcançar os objetivos estabelecidos. Nessa etapa, alguns recursos relevantes são:

  • Possibilidade de clonar uma ação prévia, reaproveitando recursos de cadastro da nova rodada com agilidade;
  • Possibilidade de compartilhamento de lições aprendidas e melhores práticas, pois a resolução de uma demanda pode ajudar na resolução de outras; 

5. Benefícios do Ciclo PDCA

A adoção do ciclo PDCA oferece uma série de benefícios significativos para as organizações.

  • O PDCA fornece uma estrutura para a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços, permitindo que as organizações se adaptem às mudanças do ambiente e permaneçam competitivas.
  • Ao coletar e analisar dados ao longo do ciclo, as organizações podem tomar decisões mais informadas e fundamentadas em evidências.
  • O envolvimento dos funcionários em todas as etapas do ciclo PDCA promove uma cultura de colaboração, responsabilidade e inovação dentro da organização.
  • Identificar e corrigir problemas nos processos pode levar a uma redução significativa de custos e desperdícios, melhorando a eficiência operacional e a rentabilidade.

6. Conclusão

Esta é uma ferramenta poderosa para a melhoria contínua em todas as áreas da organização. Ao adotar uma abordagem sistemática e interativa para a resolução de problemas e aprimoramento de processos, as organizações podem alcançar níveis mais altos de qualidade, eficiência e desempenho. Ao integrar o ciclo PDCA em sua cultura organizacional, as empresas podem se tornar mais ágeis, adaptáveis e orientadas para o sucesso a longo prazo. 

O SICLOPE é uma ferramenta de gestão da rotina QSMA e está preparada para atender o Ciclo PDCA. Temos, além de todos os recursos listados como importantes para cada fase do ciclo, inúmeros outros que impactam positivamente na performance da operação das áreas de Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e Qualidade. Se quiser agendar uma apresentação com nosso time de Engenharia QSMA e ver tudo funcionando, clique aqui. Caso queira conhecer melhor cada um dos nossos módulos, clique abaixo no módulo de interesse:

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