Produtividade, competitividade, transformação. É fato que as mudanças são constantes no mercado, nos profissionais, nas necessidades da sociedade e em tantos outros aspectos, que as empresas que não revisarem e melhorarem seus processos vão ficar para trás. Atualizar-se é uma exigência.
Essa exigência nos leva a pensar sobre como são realizadas as tarefas de trabalho que são contínuas, repetitivas e visam um resultado na empresa. São elas que fazem a roda girar. Será que todo o processo está sendo executado da melhor forma possível?
O conjunto de tarefas executadas com estratégia, tendo claro seus objetivos e com recursos, responsáveis e envolvidos bem definidos, com atividades monitoradas, controladas e revisadas, constitui um processo devidamente estruturado.
Qual o objetivo de ter esse processo bem desenhado, revisado e efetivo? Otimização do uso de recursos, redução de custos, aumento da produtividade e incremento das vendas. E são esses processos que irão distinguir uma empresa da outra e torná-la sustentável.
E para que tudo isso funcione é impreterível ter uma metodologia.
O engenheiro, químico e professor japonês Ishikawa entendeu isso e na década de 1940 desenvolveu uma metodologia conhecida como Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, uma ferramenta poderosa e simples, que pode ser usada por qualquer pessoa para analisar e resolver problemas.
Este diagrama foi aprimorado ao longo do tempo, assim como seu criador acredita que devam ser os processos. Ele pode ser usado ao identificar um problema ou quando o pensamento da equipe estiver muito limitado.
Como aplicar o diagrama:
1 – Um problema é identificado.
2 – Reúna uma equipe multidisciplinar para analisar a situação. Se possível, tenha representantes de várias áreas, com acesso a diferentes pontos de vista e pelo menos uma pessoa que saiba administrar opiniões contrárias e tenha conhecimento do Ciclo PDCA.
3 – Enquadre o problema nas categorias abaixo:
4 – Explore as possibilidades de cada causa identificada, respondendo “por que isso acontece?”. Para cada resposta dada, refaça a mesma pergunta. Ramificações vão surgindo cada vez que a pergunta é refeita.
Esse raciocínio pode ser desenhado como uma espinha de peixe. Em cada categoria há causas. Essas causas se ramificam em outras causas, que resultam em um problema. Colocar esse exercício de forma visual facilita a identificação de gargalos e a busca por soluções.
“A qualidade é uma revolução da própria filosofia administrativa, exigindo uma mudança de mentalidade de todos os integrantes da organização, principalmente da alta cúpula.”
Kaoru Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa pode ser usado para fazer a análise e investigação de acidentes de trabalho. Para que essa aplicação funcione, é preciso a participação de alguns colaboradores e que pelo menos um deles tenha o domínio do fluxo de trabalho.
Para as ocorrências laborais é comum utilizar na espinha de peixe as seguintes áreas:
Pensando, por exemplo, em uma situação de lesão corporal decorrente de um acidente de trabalho, vamos aplicar o diagrama para o efeito lesão na coluna.
Com o método aplicado, identificamos que o levantamento de carga pesada para uma altura inapropriada causou uma lesão na coluna de um colaborador que ficou 3 anos fazendo a mesma função. Há necessidade de mudanças no processo para os seguintes fatores: ausência de liderança na área, condições inapropriadas de trabalho, movimento repetitivo, falta de revezamento da equipe. A partir disso, um plano de ação será criado na tentativa de evitar que este acidente se repita.
Esta é uma ferramenta visual, fácil de ser aplicada e analisada, que envolve colaboradores na busca pela causa raiz de um problema, bem como seu comprometimento com os resultados. Ela prioriza uma análise mais detalhada, pode ser utilizada em diversos tipos de situação e funciona como um registro visual, que facilita explorar o desdobramento do problema.
Entretanto, é necessário entender que o diagrama aplicado sozinho nem sempre traz resultados, pois ele não é capaz de sinalizar o nível de gravidade de um problema e o esforço pode ser desperdiçado em uma causa sem relevância.
“O controle de qualidade começa com a educação e termina com a educação. Para promover o Controle de Qualidade com a participação de todos, a educação em controle de qualidade precisa ser dada a todos os empregados, do presidente aos operários na linha de montagem“.
Kaoru Ishikawa
A tecnologia é uma grande aliada no processo de melhoria. A plataforma do SICLOPE, desenvolvida pela ERPLAN, reúne metodologias complementares para automatizar a identificação de possíveis causas para os problemas, com base em dados, tornando essa análise estatística e contínua. Pequenas falhas, que poderiam ser aprofundadas e contra-atacadas, são desprezadas e acabam comprometendo a rotina e a qualidade das atividades, causando prejuízos para a empresa.
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