Aumento de produtividade com gestão de procedimentos via QR Code

Documentação desorganizada traz muitos prejuízos para a empresa. Existe um volume significativo de documentos, como normas e procedimentos operacionais, que precisam ser acessados e utilizados por colaboradores em diferentes situações, mas há tantos desafios no dia a dia dos profissionais que os documentos ficam sem gestão.

Esses prejuízos podem ser:

• Perda significativa de tempo 
• Redução na eficiência dos processos
• Falha na execução de atividades
• Notificações e multas provenientes de auditorias
• Falta de controle sobre o acesso e uso desses documentos

Nós já explicamos como solucionar a dificuldade que as empresas têm de distribuir, garantir e controlar o acesso a esses documentos, mas vamos analisar um estudo de caso para entender como o uso de QR Code na gestão de documentos pode efetivamente trazer aumento de produtividade.

Para este estudo de caso, vamos conhecer uma das empresas atendidas pela ERPLAN, empresa de saneamento de grande porte que utiliza a plataforma do SICLOPE para fazer a gestão de centenas de documentos. Eles precisam ser frequentemente revisados, atualizados e aprovados, inclusive por conta da certificação ISO 9001:2015, sendo imprescindível que as últimas versões estejam disponíveis e com controle de leitura.

Fizemos um raio-x de antes e depois de utilizar o SICLOPE para realizar a gestão dos seus documentos, veja na imagem abaixo:

Vamos analisar a primeira situação, antes da empresa conhecer o SICLOPE. Cada um desses documentos precisa passar por uma série de etapas. Sem um sistema de gestão, para ir do início ao fim, é um caminho longo, lento e muitas vezes ineficiente. Vamos ver o processo desse cliente antes de utilizar a ferramenta de gestão:

1. O responsável redige um documento e o envia ao Aprovador 1;
2. O Aprovador 1 faz suas observações e retorna ao responsável;
3. O responsável faz as correções, reenvia para o Aprovador 1 que repassa ao Aprovador 2;
4. O Aprovador 2 faz novas observações e retorna ao responsável;
5. São feitas as devidas correções pelo responsável, em seguida, as aprovações;
6. O documento é enviado para o responsável pela área de operação;
7. O documento é impresso e entregue a equipe.

Após um processo de cerca de um mês, com envios feitos por e-mail, ausências, cobranças por aprovação e outros desafios, os procedimentos foram afixados na área de operação para que os colaboradores tivessem ciência do protocolo. Após essas etapas, muitos erros aconteceram:

• Alguns colaboradores desconheciam o protocolo e/ou não o leram
• Houve falhas na execução da atividade
• Após auditoria, a empresa foi notificada devido o documento estar vencido ou não ter sido localizado

8. O responsável é avisado que o documento está desatualizado e precisa ser revisado ou localizado e o processo retoma ao início. 

Enquanto isso, as equipes de trabalho ficavam sem acesso a um protocolo atualizado.

Esta empresa necessita que procedimentos específicos para cada equipe, com cerca de 7 páginas, esteja disponível em cada um de seus 50 caminhões circulando; acessível às 100 equipes de varrição e à disposição de outras 30 equipes de capina. Esses documentos precisam ser revisados, atualizados e trocados, no mínimo, anualmente, ou sempre que melhorias forem implementadas.

É um volume grande de documentos para serem impressos, que muitas vezes se desgastam com o tempo e as condições de trabalho e se perdem.

Para transformar a gestão de documentos atual em um processo mais eficiente, foi implementada a plataforma do SICLOPE. A partir disso, houve uma série de mudanças para essa empresa, que vamos detalhar a seguir.

1. Uma parametrização prévia é definida, indicando pessoas envolvidas, prazos de retorno, vencimento, notificações, entre outros indicadores necessários em cada operação;
2. O responsável pelo documento faz o seu cadastro no sistema SICLOPE;
3. O sistema libera o documento para os aprovadores e as observações feitas podem ser vistas por todos os envolvidos;
4. Após o ajuste feito pelo responsável, o documento volta a ser disponibilizado para aprovação e, uma vez aprovado, gera um QR Code;
5. Esses códigos são enviados, impressos e afixados em todos os locais onde protocolos ou outros documentos são necessários serem consultados, por exemplo, nos caminhões;
6. O sistema notifica com antecedência a necessidade de revisão de documentos. Assim que revisado, a versão atualizada passa a ser disponibilizada automaticamente no QR Code.

Através do sistema é possível ver quantos documentos estão em fase de cadastro, em análise técnica, prontos para aprovação, em aprovação, aprovados ou reprovados. Esses números podem ser exibidos em gráfico e os arquivos acessados com alguns cliques.

Para todos os documentos cadastrados na plataforma há um QR Code correspondente. As principais vantagens do seu uso para a gestão de procedimentos são:

• O QR Code pode ser facilmente enviado aos colaboradores, facilitando acesso e leitura àqueles que utilizam o celular na rotina do dia a dia;
• O compartilhamento é feito em tempo real, sem a necessidade de esperar que alguém envie ou imprima. Essa unificação agiliza o acesso, especialmente em casos de empresas com várias unidades ou equipes móveis, por exemplo;
• Qualquer alteração feita é automaticamente atualizada, garantindo que todos acessem sempre o mesmo documento;
• Não há necessidade de gerar QR Code a cada atualização. Por exemplo, se há um código colado em um painel, com os protocolos de utilização de determinada máquina, o funcionário, utilizando o celular, tem acesso imediato a informação, com a certeza de que aquela é a última versão.

O sistema é muito bem pensando e customizável. É possível ter o controle de todos os que acessam o documento e quem ainda não o leu, em que etapa de aprovação ele está, quais são as versões anteriores, entre outros recursos que agilizam significativamente a gestão de documentos. 

Estima-se que a procura por arquivos seja responsável por 12% do tempo perdido por um colaborador durante sua rotina e que 90% dos documentos primordiais costumam estar misturados a itens dispensáveis ou menos importantes. 

Conte com a assessoria dos profissionais da ERPLAN para auxiliar a sua empresa a se organizar melhor. Com a nossa ferramenta SICLOPE (Sistema Integrado de Controle de Operações) o processo será menos trabalhoso, mais eficiente e integrado. Quer ver na prática o nosso módulo de Documentos funcionando? Clique aqui e agende uma demonstração direto com nosso time de Engenharia SSMAQ!