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Não perca os prazos das licenças e condicionantes e torne esse processo muito mais simplificado

calendário com as folhas passando
20 de April de 2022

A licença ambiental estabelece as condições que deverão ser obedecidas pela pessoa física ou jurídica, bem como as restrições e medidas de controle ambiental, com o objetivo de reduzir possíveis impactos a sociedade e ao meio ambiente. Essas licenças possuem condicionantes, que são requisitos definidos pelo órgão responsável. Para garantir compromisso e responsabilidade, relatórios de controle e monitoramento dessas condicionantes precisam ser constantemente apresentados. 

As licenças dizem respeito a determinada atividade, em um lugar específico e com uma vigência imposta pela administração pública. Uma nova licença deve ser requerida quando o prazo vigente estiver perto de vencer, uma vez que o negócio em questão não poderá funcionar sem esse documento regularizado, sob pena de cometer crime previsto em lei. Essa obrigatoriedade está prevista expressamente no §1º do art. 10 da Lei 6.938/81 e no artigo 14 da Lei Complementar 140/2011.

Há três tipos de licença para cada momento de um negócio: licença prévia (LP), licença de instalação (LI) e licença de operação (LO). Criamos, anteriormente, um outro artigo que explica com mais detalhes quais as características de cada uma dessas etapas. Se quiser aprofundar no tema, clique aqui para ler nosso artigo. 

Infográfico explicativo de LP, LI e LO

É importante ter em mente que a Licença de Operação será uma constante na vida do empreendimento e precisa ser devidamente controlada para não ter problemas futuros com irregularidades ou processos.

A Licença Prévia (LP) e a Licença de Instalação (LI) poderão ter os prazos de validade prorrogados, desde que não ultrapassem os prazos máximos estabelecidos. A renovação da Licença de Operação (LO) de uma atividade ou empreendimento deverá ser requerida com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias da expiração de seu prazo de validade, fixado na respectiva licença, ficando este automaticamente prorrogado até a manifestação definitiva do órgão ambiental competente.

Os prazos de validade das licenças ambientais, que muita atenção demandam, servem para a efetiva proteção do meio ambiente, bem como impedir que padrões fiquem ultrapassados e prejudiquem a qualidade do controle ambiental, diferente de licenças urbanísticas, não sujeitas à renovação.

É importante destacar que caso a renovação de uma licença ambiental não seja feita dentro do prazo determinado, haverá a perda da renovação automática e o empreendimento deverá suspender suas atividades. O órgão ambiental irá analisar o caso e exigir uma lista de condições para que este possa voltar a funcionar.

A obtenção das licenças e o cumprimento das condicionantes dentro dos prazos não são o ponto final do processo de gestão. Isso porque é preciso produzir evidências que atestem as informações presentes em protocolos – como, por exemplo, durante uma fiscalização rotineira. É importante se programar com meses de antecedência, para que haja tempo para a elaboração de documentos complexos.

ALGUNS EMPREENDIMENTOS PRECISAM DAR CONTA DE DEZENAS E ATÉ CENTENAS DE LICENÇAS E CONDICIONANTES, COM ATENÇÃO AOS DIVERSOS PRAZOS E RELATÓRIOS EXIGIDOS PARA MANTER A OPERAÇÃO EM FUNCIONAMENTO.

Como facilitar o processo de controle de licenças e condicionantes?

Para tornar esse processo muito mais simplificado, a plataforma do SICLOPE possui um módulo específico de Licenças e Condicionantes, que compete o controle e a gestão de licenças, processos de licenciamento, documentação legal, autorizações e suas condicionantes, assim como o arquivamento digital e painel de gestão. É possível manter o controle desde o cumprimento dos prazos e evidências, desde o nível da licença até chegar em todas as ramificações possíveis, como condicionantes, obrigações e protocolos. 

Este módulo proporciona aos gestores e técnicos assertividade e velocidade, não apenas na localização de evidências e no atendimento aos prazos legais, mas na gestão referente à manutenção e renovação das licenças atuais, com alertas inteligentes quanto aos prazos e processos envolvidos.

Nesse artigo publicado recentemente em nosso site, Daniel Daibert, Gerente de Meio Ambiente e Operações de Negócios de Mercado da CPFL Energia, deu seu parecer sobre sua experiência com o uso do SICLOPE. Em suas palavras: 

“Com o SICLOPE, eliminamos a nossa principal preocupação no processo de gestão ambiental, pois passamos a contar com um sistema que trabalha para o usuário, evitando que o usuário trabalhe para o sistema. De fato, antes perdia-se muito tempo produzindo dados e indicadores, reduzindo o tempo dedicado a análise e definição de medidas de controle, que é o principal objetivo. Hoje conseguimos fazer análises, interpretações, direcionar e priorizar ações para aquelas situações que de fato são relevantes. Como o sistema trabalha para você, não é preciso se preocupar em fazer esse controle, dado que o sistema faz para o usuário, alertando os pontos de atenção, a fim de garantir a performance ambiental e definir objetivos de curto e longo prazos.”

É fundamental ter registro claro de quais licenças e condicionantes precisam ser cumpridas. Assim, será possível saber quais são os requisitos legais das licenças e, finalmente, elaborar uma estratégia para atendê-los.

Recursos do Módulo de Licenças e Condicionantes

O sistema foi construído para oferecer um apoio completo para fazer a organização e controle total de todas as licenças e condicionantes do empreendimento. Para se aprofundar um pouco mais no Módulo de Licenças e Condicionantes do SICLOPE, logo na tela inicial, é possível visualizar todas as licenças, bem como suas características, que podem ser filtradas por número, processo, certificado, datas de emissão e validade, prazo de renovação, se possui condicionante, órgão ambiental, responsável, país, área do negócio, unidade, departamento, setor, fase da licença, responsável técnico e status (válida, em cadastro, em revalidação). Tudo isso com indicadores coloridos para facilitar a identificação com a data limite para protocolar a renovação, bem como o vencimento da licença. 

Na tela das condicionantes também é possível ter a visualização completa de cada uma delas, que podem ser detalhadas por condicionante, seu número, tipo, classificação, responsáveis interno e externo, custo estimado por monitoramento, status, se a evidência é obrigatória e se é condicionante continuada, além de possibilidade de incluir observações e instruções, entre outros dados.

O sistema oferece a possibilidade de navegar no Módulo de Licenças e Condicionantes para visualização de diferentes formas, como por:

  • Usuários responsáveis e quantas licenças e condicionantes há em aberto para cada um;
  • Evidências por local e tipo de licença, com um preview do documento, responsável e data;
  • Calendário mensal de atendimento aos protocolos e obrigações, com indicadores coloridos (concluída, agendada, próxima, iniciada, atrasada, recusada, em cadastro, em andamento, atendida), qual a atividade, o responsável e a data.

Um recurso muito eficiente é a notificação automática. Para nunca se esquecer dos prazos, é imprescindível que haja alertas e controle automático das datas, que são parametrizadas previamente conforme necessidade de cada empreendimento, enviadas automaticamente, conectando diferentes setores da empresa, a fim de se compartilhar responsabilidades que tangem diretamente às exigências das licenças. Com isso, garante-se o compartilhamento de dados em tempo real, a produção de protocolos é otimizada e a perda de prazos pode chegar a zero.

Quer ter uma noção do quanto seu processo interno em relação às suas licenças e condicionantes estão sob controle? Clique aqui e agende um diagnóstico gratuito com nosso time de Engenharia SSMA. Conte com nossa consultoria e expertise tecnológica para implementar um novo sistema em sua empresa e ganhar produtividade na gestão ambiental.