O mapeamento e gerenciamento dos processos de uma organização não devem ser um fim em si mesmos. Em um cenário de negócios cada vez mais competitivo e imprevisível devemos entender e acompanhar diariamente as atividades e tarefas que compõe os processos organizacionais para manter-nos competitivos no mercado, numa incessante busca pela excelência. O Gerenciamento da Rotina do trabalho diário é o aspecto de Gestão Empresarial que cuida do que há de mais importante na organização: a sua rotina. Nela se trata da operação da empresa e deve ser gerida com a devida importância, pois uma rotina de trabalho eficiente é responsável por aumento de produtividade, redução de custos e metas alcançadas.
“A administração e os técnicos da organização, quando a rotina não é boa, acabam por consumir grande parte de seu tempo preocupados com problemas ruins que não deveriam existir com um bom Gerenciamento da Rotina.”
Vicente Falconi
É indiscutível a importância de se mapear os processos que fazem parte da cadeia produtiva de uma organização, mas deve-se considerar que ambientes de negócios extremamente competitivos, como o atual, exigem a busca pela melhoria contínua. Entender e planejar o conjunto de atividades que compõe a sua cadeia produtiva diariamente é antecipar inconsistências e aumentar a produtividade.
É fundamental que a organização encontre uma metodologia que se aplica a sua realidade e que traga resultados. A Metodologia para Gestão da Rotina de Processos contempla quatro etapas:
- Pactuar metas: estabelecer metas e mensurar resultados objetivamente;
- Executar padrões: execução alinhada com procedimento pré-definido e com orientação necessária para realizar e solucionar eventuais contratempos. Nesta etapa, são percebidos erros e oportunidades que devem ser estimuladas a serem compartilhadas para serem avaliados em uma etapa seguinte.
- Medir e avaliar desempenho e resultados: momento de entender se a execução está funcionando, se há anomalias a serem corrigidas, novas ideias que possam ser implementadas e avaliar os dados obtidos.
- Divulgar desempenho e resultados: para dar transparência ao processo e estimular o comprometimento dos envolvidos, a divulgação dos resultados é necessária.
“Não existe organização neste mundo que se julgue suficientemente avançada que não tenha que continuar avançando. A mudança é normal.”
Vicente Falconi
Um dos principais pré-requisitos à adoção deste gerenciamento é a padronização dos processos da corporação. Os processos devem ser definidos com as mesmas regras e padrões. Esta padronização facilita a execução de uma mesma tarefa por diversos colaboradores, por já estarem familiarizados com o modelo utilizado e constitui-se um fator importantíssimo de maleabilidade nas atribuições das atividades diárias. A flexibilidade no momento das alocações das atividades contribui sobremaneira para que não se extrapolem os prazos; no caso das atividades do dia, elas devem ser executadas naquele mesmo dia.
Executar as tarefas dentro do prazo estabelecido é um dos princípios básicos do Gerenciamento de Rotina. Além de processos padronizados, a delegação de tarefas é essencial no atingimento dos prazos. Esta delegação deve-se basear na capacidade do profissional que irá desempenhar a tarefa e também na prioridade das tarefas, a fim de não haver impactos na rotina de trabalho.
O propósito do Gerenciamento da Rotina é fazer com que todos na organização estejam alinhados com os objetivos e com o que é preciso fazer diariamente para alcançá-los. Todos devem sentir-se responsáveis por todos os aspectos relacionados à rotina de trabalho, aumentando a produtividade e melhorando a comunicação.
Por fim, uma maneira inteligente de impulsionar e otimizar a rotina é com o uso de tecnologia. Processos podem ser automatizados, gargalos eliminados e a experiência melhorada. Não faz sentido deslocar um ser humano com alta capacidade cognitiva para realizar tarefas que podem ser feitas de forma sistematizada por um robô (comumente conhecido como algoritmo) de baixo custo. Remover tarefas repetitivas e replicáveis da rotina do colaborador é proporcionar que as suas potencialidades sejam desenvolvidas, estimulando sua criatividade e agregando valor aos processos organizacionais.
“Não se deixem enganar. Não adianta conseguir uma certificação (como as ISOs) num processo se você não tem o Gerenciamento da Rotina no sangue da sua turma, em toda a empresa, inclusive nas áreas administrativas.”
Vicente Falconi
As citações contidas nesse artigo foram tiradas do livro “O Verdadeiro Poder”, de Vicente Falconi. Veja outras citações interessantes desse livro nesse artigo aqui.
