O sucesso na carreira é o sonho de todo colaborador, gestor, empresário ou microempreendedor. Para atingir o objetivo, é preciso que se planeje os passos e se tenha disciplina para segui-los. Sem um Plano de Ação desenvolvido com etapas, o processo é um tanto quanto mais complexo nas esferas pessoal ou empresarial e perder o rumo acaba sendo inevitável.
Um Plano de Ação é um projeto que conta com todas as informações necessárias a respeito do objetivo desejado: atividades a serem cumpridas para concretizá-lo, recursos físicos, financeiros e humanos exigidos. Com esse método, decisões são arbitradas antes mesmo de serem colocadas em prática, levando eficiência ao processo e permitindo que se preveja erros de execução ou gestão. Todo plano deve conter cronograma, metas, ações necessárias para atingir os objetivos e possibilidade de se rastrear o processo em tempo real e simultaneamente por várias áreas da empresa, preferencialmente a partir de um Sistema de Gestão Integrada.
A determinação de uma sequência lógica e clara de tarefas previamente delimitadas facilita a ação do gestor, fazendo com que os objetivos sejam alcançados de maneira mais rápida e prática.
Para um bom Plano de Ação, é fundamental que haja uma “pré-produção” massiva. A coleta e análise de dados é imprescindível para o sucesso do processo. Como já explicamos aqui no blog, há diversas técnicas que auxiliam na coleta de dados sobre o ambiente da sua empresa. É possível identificar problemas a partir de 5 perguntas simples como o “por quê?”, elaborar estratégias de prevenção a partir de uma Pirâmide de Desvios, identificar aspectos e impactos ambientas de seu negócio a partir de um SGA, mapear perigos e riscos para ir além dos certificados ISO ou estabelecer protocolos de segurança a partir de indicativos.
Tendo em mãos essas informações, o Plano de Ação deve passar por um processo de validação que responda a estas perguntas: O que se busca com o plano? O que se deve fazer para chegar ao objetivo? Qual o cronograma deve ser seguido? Quais são os objetivos de cada uma das ações? Quanto investimento será necessário? Quais funcionários serão responsáveis pelos processos? Quais são os riscos envolvidos?
Com os indicativos reunidos, agora é hora de elaborar, executar e monitorar o Plano a partir destes passos:
- Início: Nesta fase do processo, reúne-se todas as informações disponíveis que possam ajudar na elaboração do Plano de Ação. Estar munido de relatórios, levantamentos de auditorias, protocolos e demais documentos úteis à gestão é fundamental para compreender quais serão os passos necessários para se atingir um objetivo e auxilia também na identificação de problemas. Aqui, serão definidos os prazos, custos e demandas para se executar as ações necessárias ao objetivo final.
- Planejamento: Esta fase é a base do Plano de Ação. Aqui, serão definidas as principais atividades e quais recursos são necessários para executá-las, bem como os métodos de acompanhamento. As metas serão traçadas nesse momento e é fundamental que elas sejam mensuráveis e facilmente compreensíveis. É também nesse momento do processo que se estabelece cronogramas, determina-se quais funcionários serão responsáveis por cada passo e delimita-se os custos do processo.
- Execução: É chegada a hora de colocar a mão na massa. Agora é o momento de executar as ações planejadas. Para cada passo, é preciso respeitar a definição de recursos humanos, físicos ou financeiros empenhados na tarefa. O gestor precisa estar atento e ser atuante nessa fase, porque é nesse momento em que se revelam erros e desvios que podem impactar nos objetivos traçados para o Plano – e é responsabilidade dele corrigir os rumos durante o processo.
- Monitoramento: Tendo em mente o processo e os momentos definidos para se acompanhar a evolução do Plano, é preciso investir tempo na análise dos passos. Ao se identificar um problema, é preciso lista-lo, identificar suas causas e desenvolver uma solução. A conclusão das etapas deve gerar um relatório e os resultados devem ser discutidos com os gestores responsáveis. Lembre-se: não há problema algum em se alterar passos do Plano de Ação ao se identificar riscos durante o processo.
- Encerramento: Após corrigir os rumos do Plano de Ação durante sua execução e monitoramento, é hora de formalizar os resultados obtidos com as estratégias implementadas. Os dados devem ser transferidos do Plano para um documento com as estratégias e seus respectivos resultados. Todos os envolvidos no processo devem receber uma cópia do arquivo.
Ferramenta 5W2H
A ferramenta 5W2H é muito utilizada para se facilitar a elaboração de Planos de Ação. Com o método, é possível mapear as atividades do início ao fim: do planejamento à concretização do objetivo. Em sete passos, é possível estruturar um bom Plano:
- What: O que. Descreva as etapas necessárias para se atingir o objetivo final.
- Why: Por quê. O gestor deve explicar a necessidade de se alcançar o objetivo definido.
- Where: Onde. Determine em quais setores ou áreas da empresa as ações devem ser executadas para se atingir o objetivo.
- When: Quando. É fundamental delimitar um período para que as ações transcorram até se atingir o objetivo.
- How: Como. Defina os métodos que serão utilizados durante a execução do Plano de Ação.
- How much: Quanto custa. Determine um orçamento necessário para cada etapa e estipule qual capital humano será empenhado em cada parte do processo.
O passo a passo gera um Plano adequado à realidade do seu negócio. Mas é possível que você desenvolva seu próprio método para identificar pontos vulneráveis ou que possam ser mais bem explorados para que a empresa cresça em competividade, eficiência e faturamento.
Elaborar um Plano de Ação exige conhecimento amplo sobre as diversas áreas de um negócio e é fundamental compreender os processos já em andamento em uma empresa antes de tentar alterá-los. Conte com o suporte da ERPLAN para mais essa empreitada! Com tecnologia, integração e assessoria especializada, auxiliaremos a concretizar seus objetivos!
