Gestão de Documentos é fundamental para um bom SGI

Gestão de Documentos é fundamental para um bom SGI

Comandar uma empresa com eficiência e fluidez tem como etapa obrigatória a Gestão de Documentos. E isso não depende do porte ou área de atuação do seu negócio. O processo, entretanto, é mais amplo do que arquivar papéis ou documentos digitais e manter uma lista com os tipos de documentos. Como explicamos anteriormente, a circulação de informações entre diferentes setores traz eficiência a partir de um Sistema de Gestão Integrada (SGI) e a Gestão de Documentos é facilitada quando se torna parte integrante de uma ferramenta de SGI.

Desde a era da informação, a partir dos anos 1980, há maneiras mais eficientes de se fazer monitoramento, atualização e gestão de documentos do que mantê-los guardados em armários ou pastas físicas e digitais. Entretanto, iniciar o processo pode envolver todos os setores da empresa e pode ser um tanto quanto burocrático e ineficiente. A ERPLAN vai te ajudar a compreender a necessidade de se fazer a gestão de toda a papelada arquivada em diferentes armários, gavetas, HDs ou sistemas de armazenamento em nuvem a partir de agora.

Se parece difícil identificar as dificuldades de não se acompanhar a situação atual dos documentos, vamos falar sobre as consequências negativas da negligência  com esse aspecto da gestão.

As perdas

  • Processos mais lentos

Tempo é dinheiro, e documentação desorganizada é perda de tempo e eficiência em processos. Afinal, há atividades na empresa que geram documentos – como, por exemplo, uma ata de reunião ou relatório de auditoria – que precisam ser acessados rapidamente para que demandas sejam prontamente atendidas.

Estima-se que a procura por arquivos seja responsável por 12% do tempo perdido
por um colaborador durante sua rotina.

Assim, sem a informação necessária disponível, gestores e demais colaboradores precisam se deslocar de suas funções principais para encontrar um papel ou arquivo em meio a centenas ou milhares de papeis e folhas de papel. Consequentemente, cria-se clima organizacional desfavorável à execução das atividades de gestão e é possível que até atritos entre setores surjam a partir da ingerência de documentos.

90% dos documentos primordiais costumam estar
misturados a itens dispensáveis ou menos importantes.

  • Perda de Gerência

A função primordial de um gestor é coordenar pessoas, práticas e processos a fim de garantir o bom funcionamento de um setor. A simples disposição de documentos em arquivo não possibilita que haja relatórios sobre documentações disponíveis em tempo real. Afinal, sem a possibilidade de rastreio de diferentes alterações com todas as versões de documentos para conferência interna ou auditoria, a produção do setor é prejudicada. As consequências serão sentidas em momentos críticos como auditoria do Ministério do Trabalho ou no processo de obtenção de certificados ISO, como a ISO 9001:2015 – que exige a rastreabilidade para certificação.

  • Riscos à segurança

Documentos físicos e digitais armazenados sem proteção podem ser um risco despercebido no ambiente de trabalho. Informações confidenciais ou estratégias anotadas em papel podem acabar extraviadas, enquanto um sistema de informação digital com brechas na segurança pode possibilitar o roubo e criptografia das informações por hackers.

  • Competitividade minada

A busca incessante em qualquer negócio é pela competitividade. Com mais agilidade e eficiência, é possível ser mais rentável ou lucrativo e a organização de documentos é fundamental para atingir esse objetivo.

O crescimento de uma empresa acaba se tornando um problema com a desorganização dos documentos. Afinal, com mais informações a serem gerenciadas, mais documentos são gerados e mais dados precisam ser mantidos atualizados.

A perda de prazos para implementação de mudanças em documentos ou o não fornecimento da informação durante uma auditoria pode acarretar em prejuízos. A empresa coloca-se em posição vulnerável para perdas – como o não cumprimento de exigências para certificados ou sanções legais, como multas.

Os ganhos

Os benefícios gerados a partir de uma boa Gestão de Documentos são variados. A listagem dos tipos de documentos permite eliminar arquivos desnecessários – há casos em que 90% do material arquivado não têm utilidade real. Com menos material a analisar e vasculhar, torna-se mais simples encontrar a informação útil no momento oportuno.

Outro ponto importante é a padronização do processo de arquivamento. A partir da definição de critérios de organização, é possível centralizar arquivos e informações em uma única base de consulta e, consequentemente, facilita-se o acesso às informações.

A indexação dos documentos é outra estratégia que tem como objetivo ganhar eficiência. Afinal, o cadastramento a partir de exigências legais ou áreas da empresa responsáveis pelas informações – a partir de palavras-chave – faz da pesquisa um processo menos trabalhoso.

A organização garante preservação e segurança aos documentos da empresa. Ao se permitir que usuários tenham permissões de acesso variadas a depender de sua função na estrutura da empresa, informações estratégicas serão mantidas protegidas e documentos com informações como senhas e acessos seguirão em segurança.

Sabendo onde encontrar determinadas informações, se ganha agilidade. Manter documentos atualizados e disponíveis em tempo real, a partir de qualquer dispositivo, permite que alterações sejam feitas mais rapidamente e, consequentemente, soluções são produzidas de maneira mais eficiente.

Além do ganho em eficiência, a disponibilização de documentos atuais e aprovados é uma exigência para que o seu negócio seja certificado na ISO 9001:2015. É imprescindível para a certificação que as últimas versões estejam disponíveis e em alguns casos é ainda exigido que haja conferência de leitura dos funcionários ou garantia de impressão do documento.

Conte com a assessoria dos profissionais da ERPLAN para auxiliarem a sua empresa a se organizar melhor. Com  a nossa ferramenta SICLOPE (Sistema Integrado de Controle de Operações), o processo será menos trabalhoso, mais eficiente e integrado.