Ciclo PDCA: planejamento, plano de ação e indicadores

Ciclo PDCA

A maneira mais simples de se fazer gestão é apoiar o processo em ferramentas ou métodos. A ERPLAN já te ajudou a entender como funciona a Hierarquia de Medidas de Controle (HMC), deu dicas de como implementar um Plano de Ação e te ajudou a identificar problemas a partir do Método dos 5 porquês. Agora, é hora de entender o que é o Ciclo PDCA a partir destes tópicos:

  • O que é PDCA?;
  • As 4 etapas: Plan, Do, Check, Action;
  • As vantagens do ciclo PDCA.

O que é PDCA?

O PDCA é uma metodologia de melhora contínua nos processos de gestão da empresa baseada em quatro etapas: Plan, Do, Check, Action. De maneira geral, o objetivo de se adotar esse método é promover melhorias em processos e produtos em um fluxo sem intervalos ou interrupções. O conceito também pode ser encontrado por aí como Ciclo de Shewhart – que agregou seus conhecimentos em um método em 1930 –, ou Ciclo de Deming – que tornou o processo de fato popular a partir dos anos 1950.

A metodologia está atrelada aos fundamentos da Filosofia Kaizen – uma cultura japonesa comumente relacionada à melhoria de processos de administração e qualidade. Assim, tanto o PDCA quanto a Filosofia Kaizen se destacam por:

  • Celeridade e constante aperfeiçoamento de processos a partir da identificação das causas dos problemas e da proposição de soluções;
  • Atividades planejadas e recorrentes sem um fim pré-determinado.

As 4 etapas: Plan, Do, Check, Action

Como não poderia deixar de ser, o Ciclo PDCA se inicia com o planejamento (Plan). O primeiro objetivo é encontrar uma estratégia de ação em etapas. Depois, é hora de executar (Do). Tendo em mãos o que foi planejado, é hora de coloca-lo em ação e partir ao passo seguinte. Depois, é hora de verificar (Check) se foi possível alcançar as metas pretendidas. Por fim, o método se encaminha para a Ação (Action), que é agir ativamente para superar os problemas encontrados  durante o processo.

Confira os processos citados acima em detalhes:

  • Plan – Planejamento

Na primeira etapa do ciclo, estabelece-se o plano tendo em mente quais são as diretrizes da empresa. Esta é a hora de saber quais são os objetivos, metas e prazos para se atacar definitivamente os gargalos de gestão. Isso garante a pretendida continuidade típica ao PDCA a partir de um Plano de Ação.

É este o momento de determinar caminhos e métodos que serão seguidos durante o PDCA: quem vai ser envolvido no cumprimento das metas?; quais ferramentas serão usadas?; quais mudanças são esperadas nos processos?; a partir de quais indicadores os resultados serão aferidos? É também nesta etapa do processo que se deve identificar problemas relativos ao planejamento e encontrar soluções para que isso não interfira nas demais etapas.

  • Do – Execução

A segunda etapa do plano é basicamente colocar a mão na massa. Agora é o momento de se colocar em prática tudo que foi estabelecido no prazo anterior, seguindo rigorosamente à risca as etapas estipuladas e, assim, tirar o projeto do papel para a execução. Somente assim será possível contar com os indicadores fundamentais ao próximo passo do ciclo.

  • Check – Checagem

Após o planejamento e a execução, é chegada a hora de conferir tudo que foi feito. Este é o momento de comparar o que foi pretendido com os objetivos alcançados, validando a utilidade do processo e, assim, compreendendo as mudanças atingidas por ele.

Agora é também a hora de analisar profundamente os indicadores coletados. Os dados devem ser estudados com o objetivo de visualizar pontos positivos e negativos a fim de se ter uma visão holística dos processos da empresa.

  • Act – Ação

Pode ser que os termos “Do” e “Act”, “Fazer” e “Agir” em português, causem confusão na cabeça do gestor. Por isso é importante diferenciá-los no ciclo PDCA: “do” relaciona-se a colocar o plano em prática, enquanto “act” é o processo de correções de falhas encontradas no próprio ciclo, a partir de processos ativos.

Nesta etapa, deve-se identificar qualquer distorção que tenha afastado o processo do cumprimento da meta pretendida com ele. Deve-se apontar causas para esses desvios e, assim, encontrar soluções metodológicas ou práticas na hora de refazer o ciclo. É comum encontrar duas principais respostas neste momento:

  • O ciclo funcionou: Os gargalos foram amenizados com os processos estabelecidos e podemos seguir este fluxo. As práticas devem ser adotadas na cultura da empresa;
  • O ciclo não atendeu aos objetivos: É preciso retomar o PDCA a partir da etapa de Planejamento, refazendo os processos e reiniciando as etapas.

As vantagens do ciclo PDCA

O PDCA é considerado uma das primeiras plataformas de gestão de qualidade e oferece efetividade e maior controle sobre os mais variados processos que acontecem em sua empresa. Assim, agrega-se confiabilidade a cada uma das etapas do processo de tomada de decisão.

Por ser um modelo intuitivo tendo como base fases simples de qualquer processo – Planejar, Colocar em Prática, Conferir e Corrigir erros -, sua aplicação é simples. Consequentemente, a adição desse procedimento à cultura da empresa acaba ocorrendo de maneira mais natural do que acontece com outros métodos.

Dentre as aplicações do PDCA, destacam-se:

  • Redução de acidentes;
  • Redução de não conformidades de produtos;
  • Melhoria dos indicadores de monitoramento ambiental;
  • Melhoria da redução de resíduos;
  • Possibilidade de empreender com maior confiança nos resultados;
  • Melhorias na gestão financeira;
  • Aumento da eficiência no atendimento ao cliente;
  • Crescimento no número de vendas;
  • Maior controle sobre o estoque.

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