CASE: Inspeções e Auditorias

Case de Inspeções e Auditorias

O Desafio

Um desafio que recebemos de um de nossos clientes foi reduzir o tempo de realização de inspeções e auditorias (internas e externas) para aumentar a velocidade da resolução de possíveis problemas.

Por se tratar de uma grande empresa, com muitas unidades espalhadas pelo Brasil, o processo de auditorias era demasiadamente moroso. Em suma, cada unidade deslocava um colaborador, que realizava uma visita munido de um checklist em papel, desenvolvido localmente, anotava as conformidades e não conformidades e registrava com uma câmera fotográfica digital as evidências. Ao final da inspeção, passava todo esse material para o escritório da unidade, que compilava sem padrões definidos para planilhas eletrônicas e anexava as imagens em emails para a central. Esta, por sua vez, reunia todas as planilhas vindas de suas respectivas unidades, recompilava em um único formato, gerando relatórios em linguagem prática a serem disponibilizados para a alta gestão tomar decisões. O processo completo durava, aproximadamente, 25 dias.

A Solução

  • Os checklists foram padronizados de forma eletrônica e em conformidade com os requisitos legais
  • A execução é feita a partir de um smartphone ou tablet
  • As questões podem ser divididas em mais de um aparelho, otimizando a execução
  • O processo pode ocorrer em modo offline, ou seja, mesmo em locais que não possuem internet
  • As evidências são coletadas utilizando a câmera do próprio smartphone ou tablet
  • Os resultados são disponibilizados para todos os envolvidos em tempo real

O Resultado

  • O processo completo hoje é concluído em, aproximadamente, 4 horas.
  • As não conformidades encontradas geram automaticamente novos planos (ou ações em planos existentes), com prazos definidos de acordo com os riscos e comunicam aos responsáveis.